La industria de la construcción tiene requisitos contables y fiscales específicos, así como prácticas comerciales que deben reflejarse en el software utilizado para administrar el negocio. Esta guía se centra en consideraciones específicas de la industria de la construcción.
Le sugerimos que lo lea junto con nuestra guía para seleccionar software empresarial (para organizaciones medianas y grandes) o nuestra selección de software empresarial para el éxito de las pequeñas empresas. Estos proporcionan consejos y trucos útiles para seleccionar todo tipo de software empresarial. También puede encontrar nuestras 10 cosas a tener en cuenta al comprar software de contabilidad útil.
Considere la importancia de cada uno de los siguientes aspectos para su negocio en función de los volúmenes de transacciones y la forma en que opera. ¿Cuál de estos está tomando más tiempo actualmente y se beneficiaría enormemente de la automatización que usa software?
1. Informes mensuales del Programa de la Industria de la Construcción (CIS)
Como empresa constructora, se le solicitará que presente una declaración mensual de CIS300 a HMRC que cubra los pagos a los subcontratistas. Si tiene un número muy pequeño de contratistas, puede ingresarlo en el portal de HMRC. Para un mayor número de subcontratistas, es importante tener un software capaz de automatizar este envío.
Algunos softwares de contabilidad de construcción pueden crear y enviar estas declaraciones directamente de los registros contables; este suele ser el mejor enfoque siempre que sea posible. Cuando esto no está disponible, es posible exportar datos para separar el software CIS que puede crear y enviar el informe. Ambos métodos son más eficientes y tienen menos riesgo de errores que ingresar la devolución en el portal HMRC.
2. Verificación CIS de subcontratistas
Antes de pagarle a un nuevo subcontratista por primera vez, debe verificarlo con HMRC. Esto se puede hacer manualmente a través del portal HMRC, pero si se trata de un mayor número de contratistas, la automatización puede mejorar la eficiencia.
Algún software de contabilidad de construcción puede verificar electrónicamente a los subcontratistas con HMRC una vez que el subcontratista ha sido agregado al sistema. El software CIS separado también está disponible para realizar esta verificación.
En general, es mejor usar el mismo software para la verificación que para la declaración mensual CIS300, ya que los detalles de verificación del subcontratista deben incluirse en las declaraciones.
3. Validación CIS de pagos y deducciones
Validación CIS de pagos y deducciones Al pagar a los subcontratistas, debe verificar que el subcontratista haya sido verificado y si ha sido pagado por usted en los últimos dos años fiscales. La aplicación manual de estas comprobaciones puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores.
Al registrar los detalles de verificación en el software que puede aplicar estos controles automáticamente a cada pago, puede ahorrar tiempo y reducir el riesgo de errores. También debe calcular las deducciones fiscales a dos tasas diferentes para los subcontratistas que no tienen derecho al pago bruto. El software que automatiza estos cálculos en función del estado de verificación del contratista elimina otra tarea onerosa y reduce aún más el riesgo de errores.
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(Crédito de la imagen: imágenes de dinero / Flickr)
4. ¿Está el software listado para CIS en el sitio web de HMRC?
4 ¿El software aparece para CIS en el sitio web de HMRC? HMRC proporciona una lista de proveedores de software que reconocen como capaces de enviar solicitudes de devolución y verificación de CIS300.
Verifique que el software que planea usar esté incluido en esta lista. Tenga en cuenta que algunos de los software enumerados son software de contabilidad de construcción incorporado y otros son software CIS separado y la lista no los distingue. HMRC solo verifica que el software puede enviar una solicitud o devolución válida, no ninguna otra funcionalidad del software.
5. Carga inversa en la construcción
A partir del 1 de octubre de 2019, la base contable del IVA en la mayoría de los trabajos de construcción (excepto cuando se proporcione a los usuarios finales) será el "recargo". Esto significa que no se agregará IVA a las ventas como parte del cargo inverso.
Para los pagos de los subcontratistas, el pagador deberá tener en cuenta tanto el IVA de entrada como el de salida, incluidos ambos en la declaración de IVA. Un software diferente manejará este requisito de diferentes maneras: algunos pueden estar más automatizados que otros. Dependiendo de los volúmenes de transacción y la combinación de tipos de transacción, debe asegurarse de que su software pueda operar de manera eficiente mientras minimiza el riesgo de error humano al aplicar la carga inversa.
6. Auto-facturación / IVA en el recibo autenticado
En la industria de la construcción, los subcontratistas a menudo presentan solicitudes de pago en lugar de facturas con IVA. El documento oficial del IVA es un recibo autenticado o una factura de facturación propia producida por el pagador y no por el subcontratista.
Si está utilizando recibos autenticados y / o facturación propia para algunos o todos sus subcontratistas, debe asegurarse de que su software pueda manejarlos correctamente. Algunos programas de construcción pueden automatizar la producción de estos documentos de pago de subcontratistas y registrar los recibos autenticados recibidos de los subcontratistas.
7. Pago de subcontratistas: Nómina / Libro mayor de compras / Libro mayor subcontratado
Algunos programas de construcción procesan pagos de subcontratistas a través de la nómina, algunos a través del registro de compras y otros a través de un registro de subcontratación dedicado. Algunos programas ofrecen una combinación de estos enfoques. Debe preguntarse si uno o más de estos procesos se adapta mejor a la forma en que trabaja con algunos o todos sus contratistas. Considere diferentes tipos de subcontratistas, como mano de obra solamente, suministro y reparación, operado en fábrica, etc.
8. Retenciones y otras deducciones contractuales (clientes y subcontratistas)
Los pagos de subcontratistas a menudo son más complejos que las facturas de compra, ya que pueden requerir una serie de adiciones y deducciones entre el monto bruto base y el pago neto. Además del IVA y el impuesto CIS, se debe tener en cuenta la deducción y posterior liberación de la retención. Otras deducciones contractuales pueden incluir seguros, contribuciones de capacitación, etc. Esto también puede aplicarse a sus facturas de venta o solicitudes de pago que envíe a sus clientes.
Considere todos sus requisitos para tales artículos y verifique que el software pueda manejarlos de manera efectiva.
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(Crédito de la imagen: Shutterstock)
9. Proyecto de cuentas bancarias
Si está trabajando en proyectos de construcción financiados por el gobierno, es posible que deba administrar las cuentas bancarias del proyecto. Piensa en cómo los administras usando el software.
10. Conciliación de los valores de los costos.
El proceso de producir evaluaciones periódicas e informes de conciliación de costos (CVR) que es común en la construcción no se encuentra en otras industrias. El software de construcción puede tener un método estándar incorporado para procesar evaluaciones y producir informes CVR, lo que puede ahorrar tiempo y esfuerzo considerables.
Esta guía es de la organización empresarial del Reino Unido BASDA (Asociación de Desarrolladores de Software de Aplicación de Negocios) que ha dado permiso a LaComparacion Pro para volver a publicarla. BASDA opera a través de la representación y la colaboración para garantizar que la voz de la industria del software empresarial del Reino Unido sea escuchada por algunos de los niveles más altos del gobierno del Reino Unido, los responsables políticos y los medios de la industria. Puedes leer más sobre BASDA aquí.