10 cosas a tener en cuenta al comprar software de nómina

Seleccionar el software adecuado para su negocio es fundamental para su éxito y crecimiento. Los proveedores de software que integran la membresía de BASDA han pasado por miles de ciclos de compra de software. Nuestro conjunto de guías de selección de software de mejores prácticas destila esta experiencia para ayudar a su empresa a tomar las decisiones de compra correctas y se puede encontrar aquí.

Esta guía se centra en el software de nómina. Le sugerimos que lo lea junto con nuestra guía para seleccionar software empresarial (para organizaciones medianas y grandes) o nuestra selección de software empresarial para el éxito de las pequeñas empresas. Estos proporcionan consejos y trucos útiles para seleccionar todo tipo de software empresarial. También puede encontrar nuestras 10 cosas a tener en cuenta al comprar software de contabilidad útil.

1. El software de nómina no lo convertirá en un experto en nómina

La nómina tiende a ser un rol bastante especializado en muchas empresas y, como resultado, el software tiende a ser muy configurable. Depende de usted como comprador y usuario decidir qué se aplica a su propio negocio. Por ejemplo, qué elementos de remuneración están sujetos a impuestos; Compatible con NIC (es decir, relevante para las contribuciones de seguro nacional); elegible para pensión; ingresos elegibles para la inscripción automática; préstamos estudiantiles; bonos por informes de brecha salarial de género, etc.

Los empleados se enferman, tienen hijos, toman vacaciones, reciben órdenes judiciales, se van. Todos estos eventos requieren que se realicen acciones específicas con el software, y usted debe tener claro cómo su empresa manejará estos procesos.

2. Tipo de negocio: empleador / contador / contador / oficina de nómina

Dependiendo del tipo de negocio para el que está comprando el software de nómina, verifique que el sistema esté diseñado para cumplir con esa categoría comercial específica; También puede afectar los costos de ese software, especialmente si está operando en nombre de otras compañías / unidades de negocios.

(Crédito de la imagen: Pixabay)

3. Nube o local

¿Debería buscar una solución en las instalaciones o en la nube? Tenga en cuenta que algunas soluciones en la nube tienen menos funcionalidad y configurabilidad que los sistemas instalados localmente en el sitio, pero se benefician de estar alojadas y actualizadas para usted y pueden ofrecer más posibilidades de colaboración con otros.

4. Date suficiente tiempo

Permita suficiente tiempo para analizar y probar los sistemas, y si está cambiando de otra solución de nómina, elabore un plan de migración. Esto debe adaptarse a sus propios ciclos económicos, la disponibilidad de recursos, los años fiscales y los cambios legislativos.

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5. Transferencia de datos

Si está cambiando de un software existente o un sistema manual, ¿qué procesos serán necesarios para transferir los datos? ¿Las capacidades de transferencia de datos son proporcionadas por el software o el proveedor está trabajando con un socio para lograr esto? ¿Qué tipos de datos deben transferirse y cuáles son los volúmenes? ¿Será necesaria una nueva entrada manual?

6. Pruebe antes de comprar

Muchos proveedores de software de nómina ofrecen pruebas gratuitas. Puede ser apropiado para su negocio usarlos. Sin embargo, tenga en cuenta que algunos software pueden enviar automáticamente datos RTI (información en tiempo real) a HMRC, por este motivo y para cumplir con los requisitos de protección de datos, nunca debe usar datos reales para la configuración y las pruebas. Por ejemplo, use referencias ficticias PAYE.

7. Entendiendo los costos

¿Qué incluye el precio del software? ¿Los costos de soporte son adicionales y hay diferentes paquetes de soporte? ¿Cuáles son los costos de las actualizaciones si el negocio crece? ¿El tipo de soporte que necesita está disponible cuando lo necesita, por ejemplo al final del año fiscal? durante su propio horario de oficina; 24/7, etc.

Además, las opciones en las instalaciones y en la nube a menudo tienen diferentes modelos de negocios: los costos en las instalaciones suelen ser más `` iniciales '', mientras que las soluciones en la nube tienen costos más extendidos a lo largo de la vida del negocio. esta solución. Piensa en el modelo que mejor se adapte a tus finanzas.

8. Interfaces de placa

¿El software admite interfaces con los proveedores de pensiones que usará? Si las interfaces se realizan mediante descargas de archivos .csv, esto aumentará el tiempo que lleva completar su proceso de nómina en comparación con las interfaces a través de enlaces API, que proporcionan conectividad directa que permite transmitir su información de pensión con un solo clic.

Algunos proveedores de pensiones solo aceptan una descarga de información cada mes, lo que requiere que el software de nómina acumule datos para los empleados pagados semanalmente.

9. HMRC necesita

Todo el software de nómina debe enviar información de nómina oportuna a HMRC a través de RTI (información en tiempo real). Cabe señalar que el software de nómina que figura en el sitio web de HMRC no necesariamente permite el envío de todos los documentos RTI. Debe considerar las funciones que necesita y asegurarse de que el software que elija las incluya.

10. Requisitos especiales

¿Necesita su software de nómina para manejar las frecuencias de pago menos populares, como las frecuencias de pago diarias, de 2 semanas, de 4 semanas y anuales? ¿Pagarás a los administradores? Asegúrese de que el software de nómina maneje los cálculos de NIC de los gerentes.

Si está pagando a empleados que también están sujetos a impuestos en el extranjero, necesitará un software de nómina que gestione el `` Anexo 5 '': las reglas que cubren la deducción de impuestos extranjeros además del impuesto PAYE británico sobre pagos realizados a empleados enviados a trabajar en el extranjero.

Esta guía es de la organización empresarial del Reino Unido BASDA (Asociación de Desarrolladores de Software de Aplicación de Negocios) que ha dado permiso a LaComparacion Pro para volver a publicarla. BASDA opera a través de la representación y la colaboración para garantizar que la voz de la industria del software empresarial del Reino Unido sea escuchada por algunos de los niveles más altos del gobierno del Reino Unido, los responsables políticos y los medios de la industria. Puedes leer más sobre BASDA aquí.