Seleccionar el software adecuado para su negocio o recomendarlo a sus clientes es esencial si es una empresa de contabilidad. La iniciativa Making Tax Digital (MTD) agrega nuevos requisitos para mantener registros contables y fiscales y sobre cómo tratará y se comunicará con HMRC. Debe verificar que esta funcionalidad será proporcionada por cualquier software existente que esté utilizando. Especialmente para las pequeñas empresas, MTD puede actuar como un catalizador para cambiar o seleccionar un nuevo software para digitalizar su negocio.
Los proveedores de software que componen los miembros de BASDA han pasado por miles de ciclos de compra de software. Nuestro conjunto de guías de selección de software de mejores prácticas resume esa experiencia para ayudar a su empresa a tomar las decisiones de compra correctas y puede encontrarla aquí.
Esta guía se centra en la digitalización de impuestos para el IVA. Le sugerimos que lo lea junto con nuestra guía para seleccionar software empresarial (para organizaciones medianas y grandes) o nuestra selección de software empresarial para el éxito de las pequeñas empresas. Estos proporcionan consejos y trucos útiles para seleccionar todo tipo de software empresarial. También puede encontrar nuestras 10 cosas a tener en cuenta al comprar software de contabilidad útil.
1. ¿Necesita una solución completa de software de contabilidad que incluya capacidades MTD o simplemente software para vincular a archivos de Excel (a menudo denominado "software de puente")?
El software de puente utiliza importaciones de Excel para completar una declaración de IVA que se presentará a HMRC. Las transacciones no se registran en ningún software de contabilidad. HMRC requiere que las transacciones estén vinculadas a hojas de cálculo relacionadas con MTD desde abril de 2020.
2. ¿Puede el software soportar otros elementos de las operaciones?
El software puede ser un `` habilitador de eficiencia '' en muchas áreas del negocio, así que considere si la necesidad de apoyar la iniciativa BAT de HMRC debería desencadenar una revisión más fundamental de sus necesidades de contabilidad y software. organizaciones más grandes y utilizan MTD como catalizador para la digitalización y el cambio en su conjunto. o el negocio de su cliente.
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(Crédito de la imagen: imágenes de dinero / Flickr)
3. ¿Está el software en la lista de HMRC?
HMRC actualiza periódicamente una lista de soluciones de software relevantes para MTD que puede encontrar aquí. Las soluciones se enumeran a continuación:
- Ya disponible y compatible (solo software que ha enviado correctamente devoluciones directas de IVA).
- En desarrollo. Si su solución preferida está en esta categoría, solicite detalles sobre cuándo estará disponible una versión compatible.
4. ¿Hay estudios de casos y clientes de referencia disponibles?
¿Puede su proveedor de software potencial proporcionar clientes de referencia y estudios de casos relevantes? Esto es especialmente importante si está comprando una solución completa de software de contabilidad para garantizar que la solución funcione como se espera, incluso durante el período piloto de MTD (antes de abril de 2019) y que el software tenga el soporte adecuado.
Permita suficiente tiempo para analizar y probar los sistemas y, si está cambiando de otra solución de nómina, elabore un plan de migración. Debe adaptarse a sus propios ciclos comerciales, disponibilidad de recursos, años fiscales y cambios legislativos.
5. ¿Puede el software proporcionar informes que satisfagan sus necesidades específicas?
Las empresas y las empresas de contabilidad a menudo tienen sus propios formatos de informe preferidos, por lo que es importante comprender la flexibilidad del software elegido cuando se trata de redactar informes.
Software simple enfocado en organizaciones pequeñas que podrían proporcionar poca capacidad de redacción de informes. Las grandes organizaciones pueden necesitar un módulo front-end CRM / Practice Manager que a menudo proporcionará capacidades de redacción de informes a medida. Verifique cuidadosamente que su solución potencial satisfaga sus necesidades de informes.
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(Crédito de la imagen: Shutterstock)
6. ¿El software está bien protegido?
El almacenamiento y la seguridad son esenciales en un mundo de ciberataques crecientes. Asegúrese de saber dónde se almacenan sus datos y pregúntele a su proveedor de software qué medidas de seguridad existen para evitar infracciones de seguridad y obtener una copia de su plan de recuperación ante desastres. Pregunte dónde se almacenan los datos. El país en el que se guardan sus datos puede volverse cada vez más relevante después de Brexit.
Aunque la propiedad intelectual del software es propiedad del proveedor, los datos sobre sus transacciones le pertenecen y si necesita cambiar de proveedor de software y / o rescindir un contrato, debe asegurarse de que exista un procedimiento claro. para cargar sus datos para almacenarlos o transferirlos a otra solución de software.
8. ¿Puede encontrar el momento para probar el software con un "cliente en vivo" antes de la fecha de lanzamiento de MTD?
Al implementar cualquier tipo de software, siempre es prudente probar el nuevo proceso. Consulte con su proveedor de software si puede participar en el proyecto piloto HMRC MTD. El proveedor de software deberá estar listo para unirse al piloto y HMRC deberá evaluar si su declaración de IVA es elegible para ser presentada bajo el piloto.
9. ¿Es apropiado el precio del software?
Compare el costo de una solución que solo trata con MTD versus un sistema de contabilidad o comercio más grande. Si es una empresa de contabilidad que busca una solución para dar soporte a un gran número de clientes, puede negociar un precio de descuento por volumen para el software y aplicarlo durante un período prolongado.
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(Crédito de la imagen: Shutterstock)
10. Comience lo antes posible para que pueda implementar una solución para su negocio o clientela que esté lista antes de la fecha límite de HMRC.
Recomendamos encarecidamente que comience los procesos de selección, prueba e implementación de software lo antes posible, especialmente si es una empresa de contabilidad con una gran cantidad de clientes.
Para aquellos que tienen múltiples clientes, es esencial que se asegure de tener el tiempo suficiente para volver a registrar a todos sus clientes con HMRC para MTD. El proceso requiere que cada cliente interactúe directamente con HMRC y otorgue permiso para ser trasladado a la plataforma MTD.
Esta guía es de la organización empresarial del Reino Unido BASDA (Asociación de Desarrolladores de Software de Aplicación de Negocios) que ha dado permiso a LaComparacion Pro para volver a publicarla. BASDA opera a través de la representación y la colaboración para garantizar que la voz de la industria del software empresarial del Reino Unido sea escuchada por algunos de los niveles más altos del gobierno del Reino Unido, los responsables políticos y los medios de la industria. Puedes leer más sobre BASDA aquí.