La pandemia global ha obligado a muchas organizaciones a lanzar su propia conferencia virtual o transferir un evento físico programado regularmente a un foro en línea. El pivote parece fácil a primera vista, pero producir una conferencia virtual de clase mundial requiere una mentalidad diferente.
¿Por qué virtual?
La gran mayoría de los profesionales de la tecnología han pasado sus carreras asistiendo a conferencias en persona. Bien hecha, una conferencia puede estimular la educación sobre las mejores prácticas y proporcionar valiosas oportunidades para conectarse con sus pares de la industria. Sin embargo, las conferencias cara a cara están limitadas por el espacio físico. A menudo, las restricciones presupuestarias en los boletos o viajes impiden que las mismas personas, y departamentos enteros, se beneficien más de la nueva capacitación y educación dirigida por pares. Naturalmente, los eventos físicos son inherentemente exclusivos: no todos los que pueden participar tienen la oportunidad de hacerlo. Los eventos virtuales, realizados correctamente, eliminan muchas barreras de accesibilidad. Pueden ser inclusivos, gratuitos y accesibles desde cualquier lugar. Quien organiza una conferencia, virtual o no, debe tener en cuenta sus principios rectores y crear el apoyo para el evento en consecuencia. Si la inclusión es importante, por ejemplo, el modelo virtual permite el apoyo de una comunidad global diversa de colaboradores y sirve a más participantes. Sin embargo, la mayor ventaja de convertirse en virtual es la capacidad de ampliar conferencias más grandes cada año. A diferencia de las conferencias en persona, una conferencia virtual puede crecer y acomodar a más personas sin sacrificar el valor o la calidad. Cuando se hace bien, las conferencias virtuales pueden ganar rápidamente una reputación de conectarse con profesionales de todo el mundo. Y, en última instancia, pueden convertirse en algo que impulse el desarrollo empresarial durante todo el año.Mejores prácticas para organizar una conferencia virtual
Estas son algunas de las recomendaciones más importantes para configurar y ejecutar una conferencia virtual. Tener el equipo adecuadoMuchas compañías se apresuran a convertir sus eventos físicos en eventos virtuales. Un evento virtual requiere habilidades y conocimientos que pueden no ser familiares para sus equipos de eventos físicos. Por ejemplo, ¿cómo se enciende una sala para la transmisión web? ¿Cómo se aseguran los controles de audio adecuados? Cuente con expertos para ofrecer experiencias de producción refinadas. Piense en la producción más como un programa de televisión que como un largo seminario web en línea. Repetir
Asegúrese de organizar entrenamientos con sus presentadores. Asegúrese de que sepan cómo usar sus plataformas tecnológicas, que sepan cómo compartir diapositivas y que su equipo haya podido resolver problemas técnicos antes de su gran día. Esto puede ayudar a tranquilizar a todos. Prepara tus altavoces
Presentar a una multitud en una conferencia en vivo no es lo mismo que presentar en línea, especialmente para los discursos de apertura. Algunos oradores tienen más éxito frente a una audiencia. Considere crear una audiencia en vivo para algunos oradores, incluso si no es la gran multitud que ofrecería su conferencia física. Expectativas de registro
Quienes organizan eventos en vivo están acostumbrados a ver que las inscripciones se acumulan meses antes de sus eventos. Para eventos virtuales, ya que no se requiere viajar, los participantes a menudo se registran en el último minuto, ¡incluso cuando comienzan las sesiones! Alrededor del 50% de las inscripciones ocurren en las últimas dos semanas antes del evento, aunque promocionamos el evento con varios meses de anticipación. Aunque puede dar miedo a medida que se acerca el evento, la otra cara es ventajosa. Con capacidad ilimitada, puedes promocionar hasta el último minuto. Pistas del corredor
Encontrar una manera de aumentar el compromiso en las conferencias virtuales es esencial para el éxito del evento. Tener una plataforma de mensajería instantánea para que las personas interactúen en tiempo real ayuda a los participantes a aprender unos de otros y construir nuevas relaciones. También mantiene el impulso de su conferencia mucho después del evento. Asegura que la comunidad se mantenga comprometida y obtenga un valor que se extiende mucho más allá del día mismo. Vivir del aire
Para los asistentes, hay una gran diferencia entre presentaciones en vivo y grabadas. Haga que las presentaciones en vivo sean una prioridad, pero asegúrese de grabar todas sus sesiones para aquellos que no pueden asistir a cada sesión de su conferencia. Las presentaciones en vivo son simplemente más auténticas para la audiencia. Piense en la diferencia que siente cuando mira televisión en vivo en comparación con un episodio pregrabado. Los eventos en vivo tienen un mejor compromiso. Se le preguntará 100 veces "¿se graban estas sesiones?" (Consejo profesional: cree un método abreviado de teclado para copiar / pegar la frase tranquilizadora en la sala de chat de la conferencia: "Sí, estas sesiones se están grabando"). Husos horarios
Con los eventos virtuales, las personas pueden participar de todo el mundo, así que asegúrese de que su agenda sirva a cada participante en sus zonas horarias respectivas, no solo para la conveniencia del anfitrión. No importa dónde viva, puede participar, lo que aumenta el alcance del evento. Establecer un código de conducta.
El hecho de que todos estén en línea no significa que estén en línea. Tenga un código de conducta sólido y aplíquelo. Asegúrese de que su conferencia brinde una experiencia segura y agradable para todos los participantes. Si las personas se portan mal, no tenga miedo de iniciarlas desde su plataforma para mejorar la experiencia de todos sus otros participantes.
Mejores prácticas después de una conferencia virtual.
Después de la conferencia, tendrá solicitudes adicionales, algunas de las cuales pueden ser nuevas para los organizadores de conferencias virtuales. Éstos incluyen: Conversaciones en cursoEstablecer una forma para que los participantes de la conferencia continúen desarrollando nuevas conexiones Los canales de mensajería se pueden usar durante todo el año para que los participantes puedan conectarse con otros, buscar asesoramiento y compartir oportunidades de trabajo. . Sin embargo, para que esto tenga éxito, los organizadores de la conferencia deben estar dispuestos y ser capaces de monitorearlo para proteger la integridad del espacio. Amplifica contenido
Los eventos producen una gran cantidad de información que se puede utilizar para apoyar el desarrollo empresarial durante el resto del año. Considere cómo puede usar el contenido de sus eventos para crear libros, blogs, libros blancos y continuar alimentando el compromiso durante todo el año. En general, aunque los eventos virtuales pueden haber crecido en importancia como resultado de la crisis de Covid, tienen beneficios valiosos que las empresas y las organizaciones comunitarias deberían seguir explotando incluso cuando el mundo vuelva a la normalidad. Alentamos a otros a comenzar una conferencia virtual debido a la capacidad de escalar y llegar a más personas. No pasará mucho tiempo antes de que una "conferencia virtual" sea sinónimo de organizar una conferencia nueva y mejorada utilizando tecnología de realidad aumentada. Reservamos un asiento para usted y nos vemos allí. Derek Weeks y Mark Miller son cofundadores de All Day DevOps