La conferencia anual de desarrolladores de I/O de Google comienza el miércoles, y estamos seguros de que veremos todo tipo de cosas nuevas e intrigantes en el conjunto de servicios de Google.
Sin embargo, aquí hay un pequeño secreto: no tiene que esperar hasta entonces para encontrar algo nuevo y útil. Google implementa adiciones revolucionarias a sus aplicaciones y productos casi constantemente, durante todo el año. La mayoría de las golosinas aparecen con sorprendente poca fanfarria y eventualmente se pierden en la confusión.
Es por eso que hoy, mientras nos sentamos pacientemente y nos damos vueltas colectivamente ante el extravagante anuncio de Google, quiero llamar su atención sobre una serie de adiciones espectaculares al, a menudo, polvoriento reino de Google Docs. . Estas nuevas características se han infiltrado silenciosamente en el software durante las últimas semanas, pero la mayoría de los simples mortales ni siquiera tendrían forma de saberlo.
Y Dios mío, déjame decirte: si estás trabajando con otros humanos y/o ornitorrincos, estas opciones enviarán una dosis importante de eficiencia adicional a tu flujo de trabajo. Convertirán su aparentemente simple editor de documentos en un lienzo inteligente para la colaboración. Y ya están todos allí en su configuración existente de Docs, esperando a ser descubiertos.
¿Listo para mejorar tu productividad?
(Una nota rápida: actualmente, todos estos solo se pueden iniciar a través del sitio web de escritorio de Docs, pero una vez que los haya configurado una vez y los haya agregado a cualquier documento, serán visibles y funcionales. desde la aplicación Docs en Android o cualquier otra plataforma también).
1. La conexión colaborativa Docs-Calendar
Si confía en Google Workspace para su base de lluvia de ideas en el lugar de trabajo, probablemente conozca la alegría de hacer malabarismos con las reuniones en su calendario con notas y listas de verificación desconectadas. ¿La frase "Espera, déjame encontrar mis notas sobre esto" significa algo para ti?
Bueno, toma nota, pequeña criatura bonita: en algún momento en un pasado no muy lejano, Google Docs obtuvo una nueva herramienta inteligente que puede hacer que tus reuniones conectadas a Calendar estén más organizadas que nunca. Es un sistema integrado de notas de reuniones que vive en Docs y está asociado con un evento específico en su calendario de Google, por lo que siempre está en un lugar lógico y es muy fácil de acceder.
Para probarlo usted mismo, simplemente inicie un nuevo documento de Google Docs y escriba el @ símbolo en cualquier parte del cuerpo del documento. Esto abrirá el nuevo y útil sistema de atajos de Docs, y probablemente verá la opción "Notas de la reunión" como una de las sugerencias principales en la sección "Bloques de construcción". Si no lo hace, simplemente comience a escribir la palabra Observacionesy aparecerá en poco tiempo.
(*3*) JRA continuación, Docs te pedirá que elijas un evento de tu calendario para asociar tus nuevas y elegantes notas. Le mostrará los próximos eventos como sugerencias con un solo clic, o puede buscar en su calendario en el lugar para encontrar el evento que desea también.
JR Una vez que haya seleccionado su evento, obtendrá una pequeña plantilla de nota preformateada insertada en su documento y lista para completar:
JR Puede pasar el mouse sobre cualquier texto resaltado en gris en esta plantilla para ver más información sobre la fecha, el evento o el contacto en cuestión. Y asegúrese de buscar el aviso en el lado derecho de la pantalla que también ofrece adjuntar sus notas al evento en sí. Esto conectará su documento actual con el evento real en Google Calendar y garantizará que cualquier persona invitada (y con quien se haya compartido el documento) pueda hacer clic en él y ver las notas directamente desde la entrada del calendario.
No está mal ¿no? Y como beneficio adicional, recuerde que también puede iniciar reuniones de Google Meet directamente desde Docs en el escritorio: simplemente haga clic en el nuevo ícono de cámara en la esquina superior derecha de la pantalla de edición de documentos, directamente a la izquierda del botón azul Compartir. Luego, su llamada comenzará en una nueva y elegante barra lateral de Docs para que pueda ver sus notas y posiblemente incluso colaborar en ellas con otras personas en la llamada a medida que avanza.
2. El sistema de escritura de correo electrónico Docs-Gmail
Ciertamente, Gmail no facilita el trabajo en un correo electrónico con un compañero de equipo, ¿verdad?
Sin embargo, tengo buenas noticias para usted: es posible que Google aún no esté agregando un sistema de colaboración simple a Gmail, pero nos ha brindado una forma conveniente de redactar mensajes con aportes de otros. Depende de ti encontrarlo.
Y la respuesta, como habrás adivinado, está en los buenos y antiguos Google Docs, donde ahora es posible crear un borrador de correo electrónico compartido, trabajar en él con otras personas y/o criaturas marinas en tu organización y luego transferirlo. a su bandeja de entrada para entrega instantánea.
El truco, una vez más, es aprovechar ese nuevo menú Docs@. Sólo tipo @ en cualquier parte de un documento en Docs en su escritorio, y esta vez seleccione "Borrador de correo electrónico" en el menú que aparece.
Esto traerá una herramienta de redacción de Gmail interactiva directamente a su documento para que pueda trabajar en cualquier correo electrónico que sus dedos sospechosos y fragantes tengan ganas de escribir. Y si desea que alguien más intervenga y trabaje en él con usted, todo lo que tiene que hacer es compartir el documento con ellos, como lo haría normalmente (con ese gran botón azul Compartir en la esquina superior derecha de la pantalla de filtro).
JR Cuando su correo electrónico esté listo para enviarse, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en el ícono azul de Gmail en la esquina de esta área para enviar el correo electrónico a Gmail como borrador, donde puede revisarlo una vez más y luego enviarlo con un solo clic. . .
Y tampoco debe quedar ahí...
3. Rastreador de estado de documentos
Si realmente quiere volverse loco con su creación colaborativa de Google Docs, la opción de tabla instantánea recientemente agregada es el ingrediente final perfecto para su pastel de productividad.
Le permitirá insertar alternancias de seguimiento de estado interactivo en cualquier documento, brindándole una manera fácil y eficiente de realizar un seguimiento del progreso de los elementos de las notas de la reunión o los borradores de Gmail en Docs. (¿Alguien más tiene un antojo repentino de hojaldre?)
Para agregarlo a cualquier documento que haya preparado, simplemente presione este práctico botón @ comando desde cualquier parte del documento una vez más, y esta vez escriba menú de desplazamiento luego seleccione "Nuevo menú desplegable" seguido de "Estado del proyecto" o "Estado de revisión".
Esto le dará un pequeño y ingenioso rastreador de estado que puede colocar donde tenga sentido, encima de un elemento específico en la agenda de su reunión, por ejemplo, o encima de ese brillante borrador de Gmail que imaginó en Docs. Cualquier persona con acceso para editar el documento puede hacer clic en el interruptor para cambiar su estado y mantener a todos informados sobre su progreso.
JR Si desea avanzar un poco desde allí, Docs también tiene plantillas de seguimiento aún más avanzadas disponibles en ese mismo @-menú, incluido un "seguimiento de revisión" de varias personas que le permite permitir que varios compañeros de trabajo ver algún tipo de contenido. y realizar un seguimiento de su estado de revisión.
JR Es posible que aún desee confiar en Notion y otras aplicaciones avanzadas para tomar notas para una organización más compleja, pero con estas características frescas y picantes en la combinación, Docs se convertirá en una parte más contemporánea y conectada de su kit de herramientas de escritura. confiar en el conjunto de servicios de Google Workspace tanto como yo, podría marcar la diferencia en su capacidad para hacer las cosas.
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