Las herramientas de colaboración en equipo se han vuelto populares en varias industrias en los últimos años, reemplazando el correo electrónico con “canales” de chat grupal para la comunicación en tiempo real. Para Valley Behavioral Health, esto significa usar Slack para mejorar el flujo de información entre los miembros del personal mientras se garantiza que los datos de los pacientes permanezcan protegidos.
Aunque es principalmente una tienda de Microsoft, el proveedor de servicios de salud mental con sede en Utah utiliza Enterprise Grid de Slack para las comunicaciones internas entre sus 750 empleados, conectando a médicos, terapeutas, trabajadores, trabajadores sociales y otro personal.
Valley Behavioral Health tiene canales para la coordinación de la atención y una amplia gama de otros fines, desde consultas de recursos humanos hasta problemas de administración de la propiedad (los usuarios pueden cargar una foto de equipos defectuosos en edificios de oficinas, por ejemplo) el envío de tickets de computadora. También hay un canal "general" que permite conversaciones informales entre colegas.
“Es un verdadero centro de comunicación en todo nuestro negocio”, dijo el director de TI de Valley Behavioral Health, Tyler Tait, en una entrevista reciente.
Asegure la información del paciente
Como organización que opera en un campo altamente regulado, la atención médica, Valley Behavioral Health debe administrar la Información de salud protegida (PHI) enviada por el personal que utiliza una plataforma de comunicaciones digitales.
Si bien inicialmente no estaba destinado a industrias reguladas, Enterprise Grid de Slack, anunciado en 2018, se puede configurar para cumplir con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA), mediante la adición de capacidades de cifrado y protección de datos.
Con Enterprise Grid, los datos de PHI de Valley Behavioral Health se cifran en reposo y en tránsito en los servidores de Slack y se pueden guardar en sus propias unidades cifradas. Para fines de auditoría, es posible ver qué RPS se han compartido con quién y cuándo.
Hubo beneficios prácticos para el personal. El cumplimiento de HIPAA ha permitido a los agentes de Valley Behavioral Health enviar mensajes que contienen información de PHI en ciertos canales, lo que permite una comunicación más rápida en toda la organización, dijo Tait. Como ejemplo, citó a los padres que regularmente recogen a sus hijos de la Escuela para Niños Autistas de Valley Behavioral Health. Cuando se notifica al personal de la llegada de un padre, el mensaje de chat que contiene el nombre de su hijo puede considerarse información confidencial del paciente.
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Salud conductual del valle
Tyler Tait, director de TI de Valley Behavioral Health.
“Tienen que saber qué niño, no se puede simplemente decir la identificación del cliente”, dijo Tait. “Pudimos hacerlo más eficiente: era una forma más fácil e inmediata de comunicarse para ellos.
A pesar de esto, Valley Behavioral Health advierte a su personal que evite compartir PHI en Slack a menos que sea necesario, ya que, por ejemplo, no se permiten PHI en el canal "general".
“Fue enorme para nosotros poder permitir que las personas pusieran PHI en Slack; esto ha sido excelente para los momentos específicos y los casos de uso en los que se ha necesitado. Pero al final del día, le decimos a la gente: "Si no necesita compartir la información del paciente en Slack, no lo haga", dijo. En cambio, los RPS se comparten en pequeños grupos privados o mensajes directos entre individuos, según corresponda.
Existen otras formas en las que Valley Behavioral Health protege la información del paciente. Minimiza las integraciones de terceros para reducir el riesgo de transferencia de datos a proveedores externos. También optó por no integrar Slack con su sistema de registros médicos electrónicos (EMR), con el fin de separar los datos del paciente de la plataforma de colaboración.
“Slack es una herramienta de comunicación para mantener a las personas interesadas: es inmediato, está completamente actualizado y mantiene a todos informados”, dijo. "No lo vería necesariamente como un archivo o repositorio de datos de información, incluso si cumple con la HIPAA".
Si bien las herramientas de colaboración en equipo no se utilizan ampliamente en la atención médica, dijo Seth Feder, analista senior senior de atención médica en Gartner, el interés está creciendo. Esto refleja, en parte, la madurez más amplia de los entornos de TI de la atención médica tras la adopción generalizada de los sistemas EMR durante la última década.
Si bien los principales proveedores de software de EMR tienen capacidades de mensajería integradas en sus plataformas, estas no ofrecen la funcionalidad que la comunicación y la colaboración dedicadas pueden brindar. " La queja común que escuchamos es que los proveedores de EMR no pueden mantenerse al día con el nivel de innovación visto por las empresas de tecnología de terceros que se enfocan en soluciones particulares ”, dijo. “Así que replicar la experiencia de Slack es difícil. "
Trabajo remoto y mensajería móvil
Después de haber confiado en el software de colaboración en equipo durante varios años, Valley Behavioral Health estaba en una buena posición el año pasado cuando tuvo que hacerse cargo del trabajo remoto durante el inicio de la pandemia de COVID-19, según Tait. Este cambio se ha producido con una interrupción mínima y sin caída de la productividad.
“Pudimos ver lo que sucedía con las cadenas antes y después, y se estaba haciendo mucho trabajo; había tanta actividad ”, dijo Tait.
Uno de los efectos dominó de la pandemia y el cambio hacia un trabajo más remoto ha sido una mayor dependencia de los dispositivos móviles, tanto en términos de computadoras portátiles como de teléfonos inteligentes. Anteriormente, se podía acceder a Slack principalmente en dispositivos de escritorio.
“Fue entonces cuando hicimos un gran esfuerzo: dijimos que teníamos que hacer esto accesible en los teléfonos inteligentes de las personas”, dijo Tait.
El acceso móvil ahora está firmemente anclado en la estrategia de colaboración de Valley Behavioral Health. “Parte de nuestro proceso de incorporación es hacer que Slack esté en el teléfono de todos”, dijo Tait. “Les decimos a nuestros empleados que al igual que un automóvil es necesario para ir al trabajo, un teléfono inteligente es necesario para que puedan trabajar aquí.
“Fue una gran diferencia; esto significa que todos son mucho más accesibles para recibir mensajes de Slack y la comunicación puede ser mucho más eficiente.
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Salud conductual del valle
Tyler Tait, director de TI de Valley Behavioral Health.
“Tienen que saber qué niño, no se puede simplemente decir la identificación del cliente”, dijo Tait. “Pudimos hacerlo más eficiente: era una forma más fácil e inmediata de comunicarse para ellos.
A pesar de esto, Valley Behavioral Health advierte a su personal que evite compartir PHI en Slack a menos que sea necesario, ya que, por ejemplo, no se permiten PHI en el canal "general".
“Fue enorme para nosotros poder permitir que las personas pusieran PHI en Slack; esto ha sido excelente para los momentos específicos y los casos de uso en los que se ha necesitado. Pero al final del día, le decimos a la gente: "Si no necesita compartir la información del paciente en Slack, no lo haga", dijo. En cambio, los RPS se comparten en pequeños grupos privados o mensajes directos entre individuos, según corresponda.
Existen otras formas en las que Valley Behavioral Health protege la información del paciente. Minimiza las integraciones de terceros para reducir el riesgo de transferencia de datos a proveedores externos. También optó por no integrar Slack con su sistema de registros médicos electrónicos (EMR), con el fin de separar los datos del paciente de la plataforma de colaboración.
“Slack es una herramienta de comunicación para mantener a las personas interesadas: es inmediato, está completamente actualizado y mantiene a todos informados”, dijo. "No lo vería necesariamente como un archivo o repositorio de datos de información, incluso si cumple con la HIPAA".
Si bien las herramientas de colaboración en equipo no se utilizan ampliamente en la atención médica, dijo Seth Feder, analista senior senior de atención médica en Gartner, el interés está creciendo. Esto refleja, en parte, la madurez más amplia de los entornos de TI de la atención médica tras la adopción generalizada de los sistemas EMR durante la última década.
Si bien los principales proveedores de software de EMR tienen capacidades de mensajería integradas en sus plataformas, estas no ofrecen la funcionalidad que la comunicación y la colaboración dedicadas pueden brindar. " La queja común que escuchamos es que los proveedores de EMR no pueden mantenerse al día con el nivel de innovación visto por las empresas de tecnología de terceros que se enfocan en soluciones particulares ”, dijo. “Así que replicar la experiencia de Slack es difícil. "