El advenimiento de la oficina sin papel

La gestión de importantes documentos en papel siempre ha sido ineficaz, desde los días de las manchas de tinta en las facturas del gobierno hasta un mundo del siglo XX en el que los contratos de venta podían exigir la firma de ejecutivos de distintas geografías. cualquier momento.

En la actualidad, Forrester Research estima que las empresas aún pierden entre el 11% y el 25% de sus ingresos debido a una gestión de documentos ineficaz. Eso es mucho dinero que perder en el mejor de los casos, pero es una cantidad potencialmente devastadora en la economía pospandémica en la que nos encontramos ahora.

COVID-19 y la necesidad global de trabajar desde casa ha sido un catalizador para que las empresas avancen hacia la adopción de tecnologías digitales. Esto marca el comienzo de una nueva era de trabajo distribuido, que creo que finalmente automatizará los flujos de trabajo y anunciará la era del escritorio sin papel.

Firmar documentos es más importante de lo que pensaba

Cuando todos trabajábamos en oficinas con capacidades de impresión y compañeros de trabajo cercanos, muchas personas no se avergonzaban de manejar las transacciones de documentos en papel (aparte de aquellos que se sorprendieron por el desperdicio de papel que se acumulaba en ¡tacho de reciclaje!). Algunas empresas estaban comenzando a ver el valor de digitalizar procesos como CRM y probar herramientas de colaboración en línea, pero muchas todavía veían la capacidad de firmar documentos en línea como una prioridad baja.

En esta era en la que el trabajo a distancia es una necesidad, la firma de documentos se ha convertido en un gran problema y un escollo en el camino hacia la generación de ingresos, ya que los empleados se dan cuenta de que firmar nuevos contratos de venta, por ejemplo, es esencial para mantener su negocio en marcha. El proceso de firmar hojas de papel es manual, lento y propenso a errores. Y esto no es solo un problema que solo se encuentra en entornos laborales. Donde la presentación de documentos hipotecarios podría haber parecido algo común antes de la pandemia, la capacidad de una pareja joven para comprar su primera propiedad de manera segura ahora podría depender de su acceso a firmas electrónicas.

El mundo del trabajo distribuido necesita procesos transparentes

Todo el mundo habla y analiza cómo será un mundo pospandémico, y algunos sugieren que esto podría significar el fin de la globalización tal como la conocemos. Pero aunque podríamos ver una disminución en los viajes internacionales, por ejemplo, es probable que el lugar de trabajo se vuelva más global, más distribuido y menos limitado por fronteras que nunca. Ya estamos viendo un aumento vertiginoso de la demanda de trabajo remoto en todo el mundo, y LinkedIn reveló recientemente que las búsquedas que utilizan la preferencia de filtro 'remoto' y palabras clave como 'trabajo desde casa' han aumentado en 60% desde marzo.

Adoptar el trabajo distribuido significa contratar personas según el conjunto de habilidades en lugar de la ubicación, por lo que veremos muchos más equipos trabajando juntos a través de fronteras, idiomas y zonas horarias. Esto agrega una capa adicional de complejidad a los procesos tradicionales; debemos adelantarnos a estos cambios o arriesgarnos a desperdiciar recursos valiosos, como tiempo y dinero, en procesos obsoletos que no están diseñados para la colaboración internacional.

Afortunadamente, este es un problema fácil de resolver.

El software ESign hace que el proceso de gestión de documentos sea más fácil, más rápido y (en la situación actual) más seguro. Además de tener una firma más confiable y rápida de contratos grandes, una organización promedio puede ahorrar alrededor de 48 árboles por año sin papel. Dado que es poco probable que los empleados de servicios no esenciales regresen a su lugar de trabajo en el futuro inmediato, las empresas no tendrán más remedio que invertir en herramientas digitales para servir un modelo comercial distribuido.

Predigo que esto contribuirá en última instancia al advenimiento de un lugar de trabajo completamente "sin papel" ... Y lo que es emocionante es que ya estamos empezando a ver pruebas de ello. En marzo y abril de este año, se realizaron tres veces más solicitudes de firmas en productos HelloSign que en los dos meses anteriores. Y estamos constantemente identificando nuevas formas de facilitar este cambio. Por ejemplo, recientemente lanzamos HelloSign en idiomas localizados en Europa y Asia, y fortalecimos nuestros servicios al cliente en la región.

El nuevo normal'

Antes de la pandemia, solo el 30% de todos los documentos creados en todo el mundo se firmaban en línea. Peor aún, el trabajador de oficina promedio del Reino Unido usa 10,000 hojas A4 por año. No deberíamos vivir en una época en la que el procesamiento de documentos cuesta ingresos a las empresas; en cambio, deberíamos buscar herramientas que aceleren el tiempo para generar ingresos.

Para las empresas que se adaptan a la `` nueva normalidad '' en un mundo posterior a COVID, la digitalización de procesos como la gestión de transacciones de documentos podría significar la diferencia entre el fracaso y la supervivencia.

• Whitney Bouck, directora de operaciones de HelloSign (una empresa de Dropbox).