Beneficios de la factura electrónica a proveedores y clientes

Toda empresa debe llevar su registro contable, ya que con esto se controlan los recursos que ingresan y egresan, desde y hasta, los fondos financieros de la misma. Es así, como se deben controlar todos los movimientos económicos que forman parte del desarrollo y del cumplimiento de las metas de la organización. Por otra parte, relaciona aspectos como presupuesto, existencia de mercancía y cualquier otro que afecte o beneficie la liquidez.

Las nuevas tecnologías han aportado excelentes herramientas para facilitar los procedimientos relacionados a la contabilidad. Sobre todo, instrumentos en línea para la facturación, interpretación y sistematización de esos datos. Continúa leyendo este post y ampliarás todos estos conceptos; además de las recomendaciones de expertos en este campo.

¿De qué se trata la facturación electrónica?

La sustitución del papel es cada vez más popular en todos los procesos administrativos, en especial en términos de la emisión de facturas. La digitalización trae una serie de ventajas, tanto, que hoy en día estos formatos poseen la misma validez legal, que los impresos de la manera tradicional. Las facturas electrónicas deben garantizar la autenticidad de la información que allí se refleja, así como la integridad de su contenido.

Así como se ahorran costos, con la facturación digital se eliminan los errores humanos y aporta mayor eficiencia. De esta manera, en el caso de los proveedores contabilidad se gestionan las actividades sin necesitar la presencia de quien la recibirá, dándole continuidad a la compra de materia prima. Las tareas de tesorería se ven optimizadas, debido a que se manejan de forma automatizada los lapsos de vencimiento y el envío de correspondencia a acreedores y clientes.

Quiénes son los proveedores de tu empresa

Proveedores, acreedores y clientes pueden recibir factura electrónica como comprobante de las operaciones transaccionales que se hacen con otras entidades. Es por ello que es necesario establecer la diferencia entre las tres figuras. Para comenzar, a los usuarios o consumidores finales se les denomina clientes, y este será el recibo de su compra, el cual entregan normalmente en caja tras efectuar el pago.

El pago a proveedores es correspondiente a la adquisición de productos, artículos o servicio que están relacionados directamente con la actividad económica que esa compañía ejecuta. En otras palabras, estas personas (naturales o jurídicas) suministran la materia prima para manufacturar el objeto final. Mientras que los acreedores ofrecen otro tipo de mercancía o trabajo; como por ejemplo, servicios públicos, asesoría, seguridad, etc.

Los movimientos se manejan en cuentas distintas. Una para recopilar las deudas que los clientes mantienen con la empresa, como resultado de las ventas; esos son activos. Otra, para reunir los pasivos, que es lo que se adeuda a proveedores. Así como una tercera que es para acreedores, lo que significa otro tipo de pasivos.

Herramientas virtuales para mantener al día la contabilidad

Con el uso y aprovechamiento de las herramientas virtuales para la facturación electrónica, se ganan una serie de beneficios. En principio, por la automatización de los procesos y el mantenimiento de datos de contacto. A través del portal del proveedor se maneja el circuito de tramitación, ya que estas personas requieren saber el estatus de sus facturas. Posibles fechas de pago, consultas, reclamos, etc.

De esta manera, con un sistema de atención al proveedor por Internet, que sea bidireccional y disponible las 24 horas, todos los días del año, el usuario tendrá a la mano toda la información. No solo serían las facturas sino el resto de documentos, pedidos, gastos, recepción de mercancía, entre otros. Lo más importante es la satisfacción de ambos (empresa - proveedor), por la agilidad y facilidad con que se proporciona el documento.

Recomendaciones para emisión de facturas electrónicas

Si deseas contratar apoyo contable y financiero para tu empresa, debes buscar a expertos en facturación electrónica. Lo mejor es que los procesos de auditoría y control certificados con los que se puede llegar a ahorrar hasta 25 %. Para ello, existe Easyap, la empresa líder en esta área que cuenta con el respaldo de clientes en toda España. Además, sus proyectos se extienden por todo el mundo con empresas multinacionales.

Comienza a emitir facturas electrónicas a tus clientes. Trabaja con un portal especializado en la recepción de estos documentos en físico y digitales de los proveedores. También puedes extraer los datos, para digitalizar en formato PDF. Asimismo, externalizar las tareas, para validar, verificar, conformar y resolver las posibles incidencias.

Cabe resaltar que Easyap es compatible con todos los paquetes de contabilidad existentes, sumado a los flujos de trabajo ERP. No pagas por la instalación, configuración o afiliación ya que los costos se generan por cada factura procesada, y la implementación es en menos de una semana.