Desde que los 1 y 0 del primer intercambio de correo electrónico llegaron a la web, la gente ha imaginado un futuro sin papel donde los documentos viven en las computadoras y cada bandeja de entrada es virtual. Con las tabletas ultradelgadas, las redes de almacenamiento en la nube y las aplicaciones móviles de hoy en día, dejar de usar papel es más viable que nunca.

Para hacer realidad la idea de una oficina sin papel (u oficina en casa), deberá familiarizarse con algunos de los kits y aplicaciones disponibles. También deberá dedicar tiempo a desarrollar procesos para los documentos entrantes y existentes que deben procesarse.

Conversión de documentos

Si va a hacer todo sin papeles, entonces tiene que hacer algo con las montañas de papeleo que ya tiene. Hay docenas de escáneres de superficie plana para elegir e incluso puede tener uno integrado en su impresora (se abre en una nueva pestaña). Pero el Doxie Go (US€199, €169, alrededor de AU€218) también vale la pena echarle un vistazo. Este escáner portátil y recargable puede funcionar con o sin una PC a mano y le permitirá escanear rápidamente sus documentos.

Escáner Doxie Go

El Doxie Go puede escanear documentos sin una computadora.

El software incluido con Doxie Go también es útil, ya que le permite ensamblar páginas, exportar archivos a PDF y cargar sus escaneos en un servicio de almacenamiento en la nube como Evernote o Dropbox.

Los modelos de la línea ScanSnap de Fujitsu tienen un propósito similar y pueden manejar lotes más grandes de documentos a la vez si está dispuesto a pagar más. Puede adquirir el modelo iX500 del año pasado por alrededor de € 370 (US € 495, AU € 524) en línea.

Fujitsu iX500

El iX500 de Fujitsu puede manejar varias hojas a la vez

El formato PDF ampliamente reconocido debe ser el formato de elección para sus documentos, especialmente si puede obtener un software OCR (reconocimiento óptico de caracteres) que puede catalogar el texto dentro de las páginas. Al catalogar y nombrar sus documentos a medida que llegan, puede evitar que se produzca un cuello de botella más adelante.

Gestión de documentos

En su viaje desde la sobrecarga de documentos hasta el nirvana sin papel, es importante que no solo reemplace el desorden físico con el desorden digital. Ser capaz de organizar y buscar a través de los documentos que crea es esencial, así que dedique algún tiempo a crear un sistema que funcione para usted.

Evernote

Evernote es capaz de manejar documentos e imágenes con aplomo

Evernote es el representante de la revolución sin papel y te permite recopilar todo tipo de imágenes, documentos y enlaces en una biblioteca global de libretas digitales.

La belleza de Evernote es su flexibilidad ilimitada, lo que significa que puedes usarlo de muchas maneras diferentes. Una cuenta básica es gratuita, pero si elige actualizar al plan premium por € 3 por mes (USD 5, AU € 11), obtiene el modo fuera de línea, herramientas de colaboración y la capacidad de buscar en archivos PDF y otros documentos.

Evernote incluye una función de etiquetado como Gmail, por lo que puede configurar una serie de etiquetas para mantener sus documentos digitales en orden. Por supuesto, no tiene que complicar demasiado las cosas si un simple conjunto de carpetas de Windows hace el trabajo, pero como siempre, asegúrese de tener copias de seguridad si destruye los originales.

microsoft una nota

La versión de escritorio de OneNote maneja archivos adjuntos y escaneos

El rival de Evernote de Microsoft, OneNote (€ 39.99, US € 49.99, AU € 59.99) funciona de manera similar, aunque la compatibilidad con archivos adjuntos solo está disponible en la versión de escritorio de la aplicación.

Para las empresas más pequeñas del mercado, los sistemas integrales de gestión de documentos como PaperPort Professional (€ 99,99, € 199, AU € 199,95) y FileCenter Pro (€ 199,95, alrededor de € 121, AU € 219) ofrecen funciones de base de datos más avanzadas con escaneo y conversión automáticos de texto.

Ver documentos

La evolución del teléfono móvil a una computadora en miniatura significa que ya tienes una pantalla que siempre está contigo. Pero para ver documentos más grandes sobre la marcha, el último iPad Air (desde € 399, US € 499, AU € 598) es difícil de superar. Apple ha hecho un trabajo impresionante al reducir el peso y aumentar la delgadez del iPad, y lo describimos anteriormente como «lo más cercano a la perfección de una tableta».

No importa qué tableta o teléfono móvil tenga con usted, hay muchas aplicaciones listas para usar para que sus documentos estén disponibles en cualquier momento y en cualquier lugar. Hay Dropbox, Google Drive, Box, iCloud, OneDrive y el mencionado Evernote, por nombrar algunos.

Todas estas aplicaciones se basan en sistemas de almacenamiento en la nube, lo que significa que sus documentos no están bloqueados en un disco duro. Estos servicios sincronizan archivos entre dispositivos y computadoras mientras mantienen una copia de seguridad en la nube. También se pueden utilizar para compartir documentos en la web.

Todas las opciones de almacenamiento mencionadas tienen sus usos, pero Google Drive es la que se destaca en este momento. Obtiene 15 GB de espacio libre, funciona en prácticamente todas las plataformas y las herramientas de edición están integradas. Drive también obtiene puntos extra porque su aplicación de Android puede escanear documentos a través de la cámara de su teléfono o tableta y convertirlos en archivos PDF con capacidad de búsqueda.

Google Drive

La aplicación Google Drive para Android puede escanear a PDF

No importa cómo esté configurada su casa u oficina, ahora debería tener una idea más clara de cómo puede reducir la cantidad de papel que vuela. Recomendamos trabajar en un sistema adecuado antes de comenzar a comprar hardware y descargar aplicaciones. Determine qué necesita catalogar, cómo necesita poder acceder a él y cómo organizarlo una vez que sea digital. Después de eso, puede elegir una combinación adecuada de hardware y software.

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