Las oficinas son cada vez más pequeñas, o al menos las empresas que poseen o alquilan espacio de oficina ahora lo usan menos, según el Informe de espacio de oficina de 2022 compilado por el fabricante de software de gestión del lugar de trabajo Robin Powered.

La empresa encuestó a 247 propietarios de negocios, gerentes de instalaciones y gerentes de espacios de oficinas para tener una mejor idea de lo que las empresas planean hacer con todos sus cubículos, salas de reuniones y oficinas luego de los cambios en el lugar de trabajo causados ​​por el COVID-19. la pandemia, el cambio al trabajo remoto e híbrido y la gran resignación.

Actualmente, el 46 % de las empresas encuestadas en julio no utiliza más de la mitad de su espacio de oficina disponible, y solo el 11 % utiliza todo su espacio de oficina. Casi la mitad (48%) de todos los encuestados dicen que consumen menos que antes de la pandemia.

“Lo que hace que esto sea aún más importante es que el 60 % de quienes actualmente usan la mitad de su espacio de oficina o menos ya habían reducido su espacio original antes de la pandemia”, informó el estudio.

Cuando se les preguntó si planean reducir su espacio de oficinas en 2023, el 46% de las empresas encuestadas dijeron que sí. El 59% dijo que reduciría su espacio actual a la mitad o más.

Y de las empresas que actualmente operan con un modelo de trabajo híbrido, el 83 % lo hace para ahorrar dinero y el 73 % cambiaría al trabajo híbrido para reducir gastos antes de considerar medidas de reducción de costos, como los despidos.

Las tasas de ocupación de edificios entre las 10 ciudades más pobladas de EE. UU. se mantienen por debajo de los niveles previos a la pandemia, en alrededor del 43,6 %, según Kastle Systems, un proveedor de seguridad administrada para más de 10 000 empresas en todo el mundo.

“Ha habido algunos cambios en la actividad de alquiler durante la pandemia”, dijo David Smith, jefe de investigación de ocupantes en Cushman & Wakefield, una agencia inmobiliaria comercial global. La duración promedio de un nuevo contrato de arrendamiento, por ejemplo, ha caído entre un 10 % y un 15 % desde principios de 2020, aunque la duración promedio de la renovación de un contrato de arrendamiento ha aumentado ligeramente durante el último año, según Smith.

Otro factor que afecta la forma en que las empresas ven el espacio de oficinas: la perspectiva de una recesión. Las recesiones económicas generalmente hacen que los ocupantes de los edificios reconsideren su cartera, y la recesión actual no es una excepción, según Smith.

“No existe una solución única para todos”, dijo. «En algunos casos, los ocupantes han ampliado su huella porque han contratado y lo ven como una oportunidad para asegurar un espacio de alta calidad a precios atractivos a largo plazo. En otras situaciones, los ocupantes han reducido el tamaño de su espacio de oficina, muchas veces mejorando la calidad del edificio y el espacio en el proceso».

El estudio de Robin Powered mostró que el trabajador promedio necesita de 100 a 150 pies cuadrados de espacio de oficina. Para una oficina utilizada por 250 a 500 empleados, reducir este espacio podría ahorrar entre €625,000 y €3 millones por año.

Un cambio hacia la «optimización del espacio»

Amy Loomis, directora de investigación del servicio de investigación de mercado global de IDC Future of Work, dijo que su investigación no mostró una reducción general en pies cuadrados, pero dijo que más empresas podrían subalquilar el espacio no utilizado o reconfigurarlo para adaptarse mejor al trabajo híbrido.

La frase clave es «optimización del espacio», que se hace para atraer nuevos empleados y para la sostenibilidad ambiental. En América del Norte, el 34% de las empresas encuestadas por IDC dijeron que era un impulsor clave de la inversión inmobiliaria.

“Lo que estamos viendo es la reutilización del espacio de oficinas”, dijo Loomis. “Las organizaciones están invirtiendo en espacios de oficina y haciéndolos lo más dinámicos, reconfigurables y sostenibles posible.

“Entonces, sí, abandonaron ese edificio durante la pandemia y en su mayoría se volvieron distantes e híbridos, pero a medida que las personas se mudan al nuevo espacio de oficina, es más probable que sea de uso mixto, multifuncional y de múltiples inquilinos”, agregó Loomis. .

Muchos promotores inmobiliarios ahora ven el valor de reasignar el espacio para incluir no solo espacio comercial, sino también espacio comercial e incluso viviendas residenciales.

Crea una oficina flexible y tecnológicamente actualizada

Según el estudio de Robin Powered, el 37% de los empleados de las empresas encuestadas trabajan en la oficina a tiempo completo y el 61% son híbridos. La mayoría de los empleados híbridos (87 %) pasan dos o más días a la semana en la oficina.

De aquellos que se mudan a un espacio nuevo o más pequeño, el 81 % ha cambiado la distribución o el diseño de su oficina para satisfacer las nuevas demandas de la oficina. Estas adiciones se realizaron teniendo en cuenta la flexibilidad, con áreas de trabajo conjunto y socialización como parte esencial del nuevo lugar de trabajo. Según los encuestados, los espacios agregados incluyen:

  • Salas de colaboración/reuniones (69%);
  • centros de bienestar (60%);
  • Y habitaciones tranquilas (55%).

“La vieja modalidad de hacinar personas en cubículos está cambiando”, dijo Loomis. “Se trata más de maximizar el valor del espacio del usuario. Estas son paredes, pantallas y cámaras flexibles para personas que no están en el sitio para que puedan sentirse conectadas y comprometidas con las personas que están en el sitio.

“Es usar el espacio de otra manera, tanto desde el punto de vista inmobiliario como desde el punto de vista tecnológico. Es una mezcla de espacio físico y digital”, dijo. “Hay muchos experimentos en marcha. Cada empresa, dependiendo de su industria vertical u operación, [is] encontrar ese equilibrio adecuado.

La investigación de Cushman & Wakefield también observó un cambio importante en la forma en que los ocupantes del edificio organizan su espacio. “Dado que trabajar desde casa ha demostrado ser una forma efectiva de concentrarse, los diseños de oficina están cambiando hacia un espacio más colaborativo con más énfasis en la interacción entre equipos”, dijo Smith. «Además, los espacios de oficina a menudo ofrecen más espacio de bienestar y comodidades».

Les commodités les plus appréciées par les employés vont de la possibilité de venir au bureau pour des «discussions au coin du feu» avec leur PDG, à la garderie pour animaux de compagnie pour les chiots pandémiques souffrant d’anxiété de séparation et même aux massages en el sitio. Según una investigación de Cushman & Wakefield, los empleados quieren comodidades y beneficios que demuestren que son vistos, valorados y apreciados en la oficina.

Para satisfacer la creciente demanda, casi todas las industrias están recurriendo a propiedades con muchas comodidades para atraer y servir mejor a los trabajadores de oficina, señala el estudio.

Un enfoque en el desarrollo sostenible

La sustentabilidad también se ha convertido en un factor importante en la reutilización y reconfiguración del espacio de oficina, ya que la conciencia ambiental es una de las principales razones citadas por los empleados para elegir un nuevo empleador. En definitiva, reducir la huella de carbono de una empresa aprovechando al máximo el espacio que posee o alquila es importante para los trabajadores.

En Europa, las empresas se están moviendo hacia un modelo de ubicación de oficinas más «hub-and-spoke», con oficinas centrales ubicadas en el centro y oficinas más pequeñas que se extienden para permitir un viaje más corto para los trabajadores, según Loomis.

“La situación en Asia es completamente diferente. Hay inversiones en la renovación de edificios para hacerlos lo más modernos posible, también para hacerlos versátiles y versátiles. Eso también se ve mucho en los Estados Unidos”, dijo.

En abril, IDC realizó una encuesta global y pidió a las empresas que describieran su enfoque para el soporte de trabajo en el sitio. La principal respuesta (50 %) en todo el mundo es que están “reimaginando las instalaciones como lugares para capacitarse, reunirse y colaborar”, dijo Loomis.

Las empresas también están invirtiendo en nuevos edificios de oficinas, en muchos casos, oficinas federadas más pequeñas y ubicadas en el centro para una fuerza laboral más dispersa y remota. IDC descubrió que el 39% de los encuestados en América del Norte están invirtiendo en nuevas propiedades satelitales. “No puedo decir si son más grandes o más pequeños, pero deberían admitir un modelo comercial federado más localizado. En EMEA [Europe, Middle East and Africa]El 30% está invirtiendo en nuevas propiedades y el 28% está alquilando nuevas excavaciones en el mercado de Asia-Pacífico.

gráfico de encuesta idc IDC

Los factores externos son tan importantes como los factores internos. Cuando se les preguntó cuáles eran los principales impulsores comerciales para las organizaciones que rediseñaban sus lugares de trabajo, el número uno fue la mejora de la colaboración (55 %), seguido del ahorro de costos (34 %).

Desde enero de 2020, la empresa matriz de Google, Alphabet, ha gastado casi €100 millones en expandir su cartera de bienes raíces comerciales en los Estados Unidos, incluida una oficina de €28,5 millones que compró en Sunnyvale, California, en el punto álgido de la pandemia.

Más recientemente, Alphabet anunció que gastaría mil millones de dólares en una oficina similar a un campus en Londres.

“Presentaremos nuevos tipos de espacios colaborativos para el trabajo en equipo en persona, así como también crearemos más espacio general para mejorar el bienestar”, escribió el director ejecutivo de Google UK, Ronan Harris, en una publicación de blog. “Presentaremos Team Pods, que son nuevos tipos de espacios flexibles que se pueden reconfigurar de múltiples maneras, apoyando el trabajo enfocado, la colaboración o ambos, según las necesidades del equipo. La nueva renovación también incluirá espacios de trabajo al aire libre cubiertos para permitir que entre aire fresco.

«Se está experimentando mucho», dijo Loomis. “Cada empresa, dependiendo de su industria vertical u operación, [is] encontrar ese equilibrio adecuado.

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