Como muchos de , participo en muchas asambleas por videoconferencia cada semana. Los míos son prácticamente siempre y en todo momento sesiones informativas en las que una compañía desea dar conocimientos sobre un producto o bien servicio a analistas o bien cronistas. Ciertas de estas empresas crean su herramienta con peculiaridades que no utilizan, peculiaridades que mejorarían la experiencia para mí y les ofrecerían resultados.

Esta semana, estoy acá para discutir qué mejoraría las herramientas de videoconferencia para asambleas no colaborativas, mas todavía puedo contestar preguntas de la audiencia de forma oportuna. Eso es cierto para las compañías que lanzan nuevos productos, y es cierto para los líderes empresariales que procuran trasmitir nuevas estrategias.

La pausa refrescante: control de contenido

Algunas herramientas de información pueden detener, rebobinar y repasar el material aun a lo largo de un acontecimiento en vivo. No soy un mecanógrafo veloz y la gente tiende a charlar rapidísimo. Si no puedo parar y regresar a recoger algo que me perdí, podría estropearlo o bien perderlo por completo. Poder supervisar la velocidad del contenido que veo es clave para entender el contenido y guardarlo.

Notas automáticas, por favor

Aunque múltiples herramientas tienen una función de toma de notas automática que se supone que atrapa los puntos primordiales o bien un registro textual de lo que se afirmó, no se usan. Absolutamente nadie semeja estimar habilitar esta función a lo largo de una sesión informativa. De nuevo, esta capacidad podría asistirme a asegurarme de apresar absolutamente lo que se afirma y dejarme recortar y pegar citas con precisión para expresar los puntos que deseo destacar.

Cállate. Control de volumen automático

No todos y cada uno de los comunicadores charlan al mismo nivel o bien en exactamente el mismo tono de voz. Puede tener un orador que le grite a la audiencia seguido de alguien que prefiera un susurro. Tenemos la capacidad de ajustar de manera automática el volumen del contenido entrante, mas pocas veces se utiliza. Esto resta valor a la sesión informativa, lo que hace más probable que se pase por alto un punto o bien comentario crítico. (Debo agregar: los altífonos deben reiterar y la cancelación de estruendos ha de estar activada para reducir las distracciones.

¿Preguntas y contestaciones online?

Todos tienen preguntas a lo largo de una sesión informativa, mas no todos consiguen contestaciones. De manera frecuente se nos asegura que si no se responden nuestras preguntas, alguien se va a poner en contacto con nosotros después. Ha de ser una gracieta interna, puesto que estas contestaciones pocas veces se dan. Las preguntas deben responderse conforme brotan a fin de que estén en contexto, que la persona consiga la contestación cuando la necesite y que las personas que no consiguen una contestación (y que seguramente estén molestas) verdaderamente las consigan.

Comparte tus diapositivas

Las diapositivas deben poder descargarse desde la propia presentación. De esa forma, , y las imágenes de las diapositivas, se pueden emplear como referencia mientras que escribe. En muchas ocasiones, cuando empecé a redactar, no se podían hallar las imágenes que precisaba y las que estaban en la web pueden tener inconvenientes de propiedad de IP. Por otra parte, si una presentación no contiene diapositivas, corre el peligro de que su audiencia pierda puntos importantes; suministrar un resumen escrito, por lo menos, sería exageradamente útil.

Basa la agenda en el mensaje que deseas transmitir

No se trata tanto de la herramienta como del proceso. La agenda informativa debe fundamentarse en el mensaje que quiere trasmitir. Quienes establecen la agenda primero deben redactar lo que les agradaría ver publicado y después realizar la agenda para crear ese resultado. Este esmero destacará lo que debe compartirse, lo que no precisa compartirse y va a llenar los vacíos de información.

A las compañías de alta ingeniería les agrada sobreejecutar en velocidades y flujos, y subejecutar en valor para el usuario, mas los analistas y escritores tienden a centrarse en el valor para el usuario, no en especificaciones detalladas. La mayor parte de los lectores no son técnicos; están más interesados ​​en de qué forma un producto resolverá sus inconvenientes.

El fallecido CEO de Apple, Steve Jobs, fue un profesor lanzador: se centró en por qué razón debería preocuparse por algo más que las especificaciones. Aprender de este profesor asistiría mucho.

Tienes las herramientas; Emplear el

A menudo semeja que el propósito de una sesión informativa es sencillamente superarlo, mas el propósito ha de ser trasmitir el mensaje que quiere trasmitir. Para hacer esto, su audiencia precisa cierto control sobre el contenido, las notas deben producirse de manera automática, los oradores han de ser entendibles, las preguntas deben responderse, el material ha de estar libre de inmediato y la agenda ha de estar de manera estrecha vinculada a la cobertura que quiere.

En periodismo se nos enseña que el motivo es más esencial que el qué; todavía más esencial es «por qué razón debería importarte». Este último se omite prácticamente universalmente en la mayoría de los informes. En su sitio, son extensos en lo que se hizo y breves en el motivo. Quien corrija este proceso indudablemente va a ver mejores resultados.

Nada de lo que he anotado acá es renovador, y la mayoría de estas peculiaridades ya existen en muchos productos en empleo. Tenemos la tecnología para hacerlo. Solo debe ser utilizado apropiadamente.

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