El debate ha terminado y la nube ha ganado. La mayoría de las empresas abandonaron sus pintorescos sistemas telefónicos PBX y se trasladaron a un sistema de comunicaciones unificadas (UC) que existe completamente en la nube porque no quieren estar atados a una ubicación en particular para comunicarse. Para la fuerza de trabajo híbrida y distribuida de hoy en día, las herramientas de colaboración y comunicación empresarial basadas en la nube tienen sentido.

Si su equipo se aferra a los teléfonos en sus escritorios o su equipo de TI duda en admitir otra solución en la nube, es hora de dejarlo ir, especialmente si su empresa está adoptando un modelo de trabajo híbrido. No solo es probable que este teléfono acumule polvo, sino que las comunicaciones unificadas se han convertido en el pegamento técnico que mantiene unidas a las personas cuando la colaboración en persona es un desafío. Si no se implementa, se corre el riesgo de frenar todo el negocio.

El trabajo híbrido es el camino a seguir

Por supuesto, el trabajo distribuido no es nada nuevo, pero la hibridación de toda una fuerza laboral presenta desafíos técnicos únicos para TI. A medida que algunos empleados ingresan a la oficina, al menos a veces, y otros permanecen completamente remotos, los equipos confían cada vez más en una variedad de herramientas de comunicación para reemplazar las conexiones en persona.

Según un estudio reciente de Economist Impact encargado por Google Workspace, más del 75 % de los encuestados cree que el trabajo híbrido o flexible será la norma en su organización en los próximos tres años. Un estudio de IBM de 2020 también encontró que el 75 % de los empleados quiere seguir trabajando de forma remota, al menos ocasionalmente, mientras que el 54 % quiere que trabajar desde casa sea su principal modo de trabajo. Con la excepción de las empresas de servicios y aquellas que requieren una presencia física, lo híbrido llegó para quedarse. Es bueno para los trabajadores. Y dado que pone menos autos en la carretera, es bueno para el planeta.

A medida que el trabajo híbrido se convierte en el camino a seguir, los departamentos de TI se encuentran bajo una enorme presión para adoptar tecnologías que ayuden a los empleados a trabajar y colaborar en este nuevo entorno. Los sistemas de comunicación heredados y las soluciones de software monolítico se diseñaron para una fuerza laboral que se congrega en un solo lugar. Dado que ese ya no es el caso, sus equipos no tienen más remedio que abandonarlos y adoptar herramientas que funcionan desde cualquier lugar, al igual que las personas que las usan.

Esto significa implementar herramientas que permitan una comunicación interna y externa efectiva para facilitar que los trabajadores y los equipos distribuidos colaboren desde cualquier lugar. Aquí es donde brillan las soluciones de comunicaciones unificadas basadas en la nube. Al reunir voz, mensajes de texto, videoconferencias y más, las comunicaciones unificadas basadas en la nube o las comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS) mejoran la productividad y la eficiencia de los empleados. Funciones como videoconferencias, espacios de trabajo en equipo, pizarras virtuales y uso compartido de documentos y pantallas permiten que sus equipos trabajen de manera eficiente desde cualquier ubicación o zona horaria.

El costo de estas herramientas varía, pero puede esperar pagar desde alrededor de € 20 por usuario por mes para llamadas y mensajes básicos hasta más de € 60 por usuario por mes para llamadas, mensajes, reuniones, video, etc.

UC ya no es solo un servicio telefónico

Al proporcionar a los trabajadores móviles los servicios de comunicación que se adaptan a sus estilos de trabajo móviles, las soluciones UCaaS integran a la perfección múltiples ubicaciones y conectan a los trabajadores móviles con funciones con las que su teléfono de escritorio nunca podría soñar. Las herramientas de UC que las empresas están adoptando en la actualidad van mucho más allá de los teléfonos VoIP básicos. Consolidan las llamadas, la mensajería (piense en la mensajería instantánea para empresas), las reuniones, la colaboración en equipo, el uso compartido de archivos, el acceso móvil desde cualquier navegador y más, en una herramienta que mejora las comunicaciones internas y externas, así como la productividad de los empleados.

Las nuevas capacidades de IA que han surgido en los últimos años han mejorado aún más las soluciones UCaaS, especialmente para reuniones y conferencias. Estos sistemas inteligentes reducen el ruido de fondo, entienden el lenguaje natural para que puedan proporcionar resúmenes y aspectos destacados de la reunión, y asignan automáticamente tareas a los participantes de la reunión en función de las conversaciones. Estas herramientas mejoran en gran medida la experiencia de la reunión. Como muchos trabajadores ya no están en la misma oficina física con sus colegas y las reuniones cara a cara se vuelven menos frecuentes, estas herramientas reducen la distancia y mejoran la colaboración interna y externa.

Las comunicaciones en la nube y el gran pivote

Las soluciones de comunicación en la nube han demostrado su valor durante la pandemia. Las organizaciones que ya los usaban pudieron cambiar rápidamente al trabajo remoto sin perder tiempo, mientras que las que aún no los usaban luchaban por mantenerse conectados y ser productivos.

Estos son algunos ejemplos de estudios de casos publicados:

  • Interstate Batteries utilizó la plataforma de comunicaciones de Vonage (VPC) para transformar la forma en que los empleados se comunican y operan desde la oficina o en cualquier lugar, brindando flexibilidad y asegurando la continuidad del negocio. Permitió a los equipos hacer una transición rápida de forma remota y mantener a más de 600 empleados conectados de forma segura.
  • Bennett International, la sexta compañía de transporte especializado más grande de América del Norte, mantiene a 3000 empleados y contratistas conectados con la solución en la nube RingCentral MVP (mensajes, video, teléfono). No importa dónde trabaje alguien porque los contactos, la capacidad de video y la mensajería del equipo están en el teléfono y la computadora de todos.
  • El departamento de Seine-Saint Denis en Francia utiliza Avaya Spaces para facilitar la comunicación entre sus 8000 empleados y socios sin restricciones de ubicación. Las funciones de colaboración y videoconferencia de esta herramienta están disponibles en cualquier dispositivo, y los miembros del equipo pueden crear espacios de trabajo públicos o privados, compartir y almacenar archivos y administrar tareas de proyectos. Por ejemplo, Spaces facilita la visualización de los flujos de trabajo a través de un tablero Kanban, lo que permite a los equipos priorizar y realizar un seguimiento del progreso de las tareas de forma colectiva.

Adentrarse más en un mundo híbrido probablemente cambiará aún más la forma en que nos comunicamos y colaboramos con clientes, colegas, socios y proveedores. Una vez que las herramientas UC se conviertan en la norma, la ubicación no importará. Las comunicaciones y la colaboración en la nube hacen posible crear y disolver equipos virtuales simplemente llevándolos a un espacio de trabajo virtual donde pueden colaborar y conectarse con colegas a través de voz o video. Comenzar un nuevo proyecto de I+D, una campaña de marketing o una lluvia de ideas sobre un problema de un cliente implica invitar a las personas adecuadas a un espacio de trabajo para conversar, debatir y compartir ideas y documentos. Y como todo está basado en la nube, los trabajadores pueden acceder al espacio de trabajo y al contenido desde cualquier lugar o dispositivo.

Todo esto conduce a una mayor productividad para los equipos híbridos. Los estudios generales muestran una mayor productividad del usuario a través de las comunicaciones y la colaboración en la nube. Las empresas han encontrado entre un 10 % y un 25 % de mejoras en la productividad gracias a las comunicaciones y la colaboración en la nube, lo que se traduce en una ejecución de proyectos más rápida, una resolución de problemas más eficaz y una mayor innovación.

¿Qué herramienta elegir?

No hay escasez de nuevas ofertas en este espacio de una lista creciente de proveedores de comunicaciones en la nube. Desde nombres conocidos como Microsoft, Google y Zoom hasta especialistas como 8×8, Avaya, Dialpad, Edify, Intermedia, Mitel, Nextiva, RingCentral, GoTo y Vonage, las empresas tienen mucho para elegir.

Y la comunidad de proveedores continúa agregando más capacidades y características. A medida que mejoran los servicios de comunicación en la nube, puede esperar ver capacidades de IA como la transcripción en tiempo real y la traducción de idiomas en sus reuniones para mejorar la colaboración dentro de una base de empleados globales.

La antigua forma de trabajar está cambiando y requiere nuevas herramientas y enfoques. A medida que los trabajadores continúen redefiniendo los espacios que usarán para una oficina, recurrirán cada vez más a las herramientas de comunicación y colaboración basadas en la nube para mantenerse conectados con colegas, clientes y socios. Para la nueva fuerza laboral híbrida y distribuida, la nube es el camino a seguir.

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