Si una empresa quiere ser competitiva y productiva en el mercado actual necesita llevar una gestión y control preciso de su negocio. Es necesario conocer lo que sucede en todas las áreas de la empresa, con información real que permita disponer de una imagen global para poder tomar decisiones más rápidas y eficaces.
Utilizar programas de contabilidad, facturación, recursos humanos, y similares, es una solución por la que apuestan muchas empresas, pero no es suficiente en el entorno digital y altamente competitivo actual. Es necesario apostar por herramientas modernas que automaticen muchos procesos de gestión para reducir errores, disminuir costes, acelerar tareas y liberar tiempo.
La gestión empresarial actual necesita de soluciones completas e integrales, que permitan unificar toda la información de la empresa y distribuirla entre sus diferentes departamentos para garantizar un mejor funcionamiento y una mejor toma de decisiones.
Cómo debe ser la gestión moderna de tu empresa
Las empresas deben crecer y evolucionar con el paso del tiempo para poder dar respuesta a las nuevas situaciones que presenta el mercado. Las aplicaciones de gestión también deben ir acorde a las necesidades de la empresa, y no quedarse estancadas en procesos ineficientes que la ralentizan y supongan un obstáculo para su crecimiento.
La gestión empresarial moderna debe tener las siguientes características:
1. Gestión de la información
En la era digital en la que vivimos, la información es el activo más importante para cualquier empresa. Convertir todos los datos que maneja un negocio en conocimiento es una de las claves para alcanzar el éxito.
La gestión empresarial moderna debe disponer de las herramientas adecuadas para capturar, almacenar, organizar, analizar y distribuir la información en todas las áreas de su negocio, independientemente de los canales de comunicación que se utilicen (correo electrónico, formularios web, llamadas de teléfono, reuniones presenciales…).
2. Enfoque hacia el cliente
En un mercado actual globalizado y con una alta dependencia de la tecnología, el cliente se ha convertido en el foco de las empresas que quieren crecer y tener éxito. Poner al cliente en el centro del negocio es la clave para una gestión moderna. En todos los procesos de la empresa se debe tener siempre en cuenta la satisfacción del cliente, desde el servicio de atención al cliente, pasando por la logística y transporte, hasta en una simple generación de un presupuesto.
3. Flexibilidad y escalabilidad
Es necesario que las empresas sean dinámicas y flexibles para que puedan adaptarse a los constantes cambios del mercado actual y puedan reaccionar de forma adecuada a oportunidades de mercado, tendencias, entrada de nuevos competidores, situaciones externas inesperadas, y similares.
La solución de gestión empresarial debe ser flexible y escalable para que pueda adaptarse en cada momento de forma rápida y sencilla a las nuevas necesidades de la empresa, reaccionando de forma eficiente, a las oportunidades que se presentan y a las amenazas a las que se enfrenta.
Qué es un ERP
Un software para la gestión de los recursos empresariales o ERP (Enterprise Resource Planning) es una solución informática centralizada e integral que permite gestionar todas las áreas de un negocio, desde el departamento financiero y de contabilidad, pasando por marketing y ventas, hasta el área de recursos humanos y logística y tgesransporte.
Este tipo de programas son flexibles y escalables ya que se basan en un sistema modular, donde cada área de la empresa es un módulo que se puede implementar a la solución en cualquier momento.
Por qué tu pyme necesita un ERP
Los ERP son programas que siempre se han asociado a grandes organizaciones o empresas, que cuentan con muchos empleados y diferentes departamentos bien definidos. Este tipo de soluciones de gestión avanzada tienen un costo elevado y quedaban fuera del alcance las pequeñas y medianas empresas.
Hoy en día los ERP han evolucionado, siendo posible encontrar en el mercado una amplia variedad de soluciones ERP destinadas especialmente a la gestión de pymes, e incluso, a microempresas y autónomos.
Veamos por qué la gestión global con un software ERP es fundamental para que puedas llevar a tu empresa a un nuevo nivel.
Centraliza la información
Uno de los mayores beneficios de implementar un ERP para la gestión de tu empresa es la centralización de toda la información en una única base de datos. Toda la información que se maneja en la empresa se almacena y organiza en una base de datos central, lo que facilita su análisis y distribución a cualquier área del negocio.
Por ejemplo, cuando un vendedor se encuentra en el proceso de cerrar una venta, podrá consultar en tiempo real toda la información sobre ese cliente (facturas pendientes, incidencias con soporte, compras realizadas…). Esta información le permite tomar mejores decisiones y cerrar más ventas y mejores acuerdos comerciales, que de otra forma tendría que posponer por falta de información (con el consiguiente riesgo de perder la venta o el acuerdo).
Automatización de tareas
Un ERP es un programa de gestión que tiene su base en la automatización de tareas. Con la automatización de procesos tediosos y repetitivos las empresas consiguen diversos beneficios.
- Acelerar los procesos. La automatización permite realizar las tareas en menos tiempo.
- Reducir los errores. Con la automatización se eliminan los errores humanos (relacionados con los procesos manuales).
- Liberar tiempo. Los trabajadores se ven liberados de este tipo de tareas, dedicando el tiempo a otros asuntos más importantes y de mayor valor para el negocio.
- Disminuir los costes. Liberando tiempo, reduciendo el número de errores y agilizando los procesos, la empresa hará un mejor uso de sus recursos, consiguiendo que sus costos disminuyan.
Adaptabilidad y personalización
Un ERP es una herramienta que se adapta a las necesidades de la empresa en cada momento. Su sistema modular permite que cada empresa personalice su solución de gestión, contratando solo aquellos módulos que necesite para gestionar su negocio. Esto implica una reducción de los costes de gestión, ya que solo se paga por lo que se utiliza.
La escalabilidad es otra de las características más importantes de un ERP. Si la empresa necesita ampliar su área de gestión por cualquier motivo, puede implementar un nuevo módulo de gestión en cualquier momento de forma sencilla e inmediata, sin necesidad de un proceso de implantación que interfiera en su actividad.
Mayor seguridad de la información
Una de las mayores preocupaciones en la actualidad para los clientes y las empresas es la seguridad de sus datos personales y sensibles. Las soluciones ERP centralizan toda la información en una base de datos única, y utilizan sistema de seguridad para garantizar la integridad y privacidad de los datos que manejan.
Las medidas con las que cuenta un ERP en materia de seguridad de la información son:
- Encriptado de datos de extremo a extremo. Si un tercero no autorizado llega a interceptar la información, no podrá acceder a ella.
- Políticas de seguridad y privilegios de accesos.
- Actualizaciones constantes con parches de seguridad para eliminar posibles vulnerabilidades.
- Sistemas de backups automatizados y alta disponibilidad.
Fomenta el trabajo colaborativo
Un ERP proporciona un sistema de gestión integral para el negocio que se encarga de todas las áreas del mismo. La herramienta utiliza una interfaz similar en todos sus módulos, por lo que es más sencillo para un trabajador de un departamento, acceder a la herramienta de otro departamento para realizar una tarea puntual, pues el entorno es el mismo.
El ERP dispone de mecanismos y herramientas para poder afrontar tareas de forma colaborativa, intercambiar información y acceder a datos de otras áreas. Todo ello de forma rápida y sencilla, sin necesidad de complejos procesos que ralentizan el flujo de trabajo.
Para elevar la gestión de tu empresa a un nuevo nivel y conseguir que sea más competitiva y productiva, es necesario que apuestes por una solución ERP. Este tipo de programas centralizan toda la información que maneja el negocio, facilitando su acceso y análisis. La posibilidad de implementar solo los módulos que la empresa necesita para funcionar, permite con un ERP crear una solución personalizada y a medida, con el consiguiente ahorro económico al pagar solo por los que se va a utilizar.
En un ERP dispones de todas las aplicaciones necesarias para gestionar tu negocio, desde un programa de contabilidad y facturación, un CRM para la gestión de clientes, un software para control de almacén y herramientas para gestionar el departamento de recursos humanos, entre otros.
