¿Qué es Trello? Guía de herramientas de gestión del trabajo y colaboración de Atlassian

Trello es una aplicación de gestión del trabajo colaborativo diseñada para realizar un seguimiento de los proyectos del equipo, resaltar las tareas en progreso, determinar a quién están asignadas y detallar el progreso hacia su finalización.

Básicamente, Trello se basa en los principios de los tableros de proyectos Kanban para visualizar los flujos de trabajo, brindando a los gerentes y miembros del equipo una descripción general simple de un proyecto de principio a fin.

Los componentes clave de Trello son tableros, listas y tarjetas.

Los tableros son el punto de partida y generalmente se enfocan en un proyecto general como el lanzamiento de un nuevo sitio web o tareas basadas en procesos como la incorporación de un empleado. Dentro de cada tabla, se pueden crear varias listas para indicar el progreso de un proyecto; Los ejemplos más comunes son las listas de "pendientes", "en curso" y "finalizadas". Las tarjetas individuales dentro de las listas contienen información sobre una tarea específica y se pueden mover de una lista a otra según sea necesario (por ejemplo, cuando se completa una tarea).
Trello
Vista de la línea de tiempo de Trello.

Cada tarjeta puede contener una amplia gama de información de tareas, incluida una descripción de texto, archivos adjuntos, automatizaciones, comentarios y más.

Los usuarios navegan por Trello desde una "vista de inicio" que actúa como un eje central y una fuente de noticias. Esto les permite saltar fácilmente a las mesas o mostrar cualquier tarjeta que un usuario se haya perdido desde su último inicio de sesión.

Trello, que fue adquirido por el proveedor de software Atlassian en 2017, también se integra bien con otras aplicaciones, utilizando lo que la compañía llama "power-ups". Estas integraciones de API permiten a los usuarios acceder a la funcionalidad de Slack, Salesforce, Gmail u otras aplicaciones (así como los propios productos de Atlassian) directamente desde Trello.

Gran parte del atractivo de Trello es su facilidad de uso y versatilidad: la aplicación a menudo también se usa para itinerarios personales, que van desde la planificación de vacaciones hasta bodas. En este sentido, se diferencia del software de gestión de proyectos con todas las funciones, priorizando la funcionalidad ligera y la accesibilidad sobre un gran conjunto de funciones.

“A diferencia de las aplicaciones de administración de proyectos como Microsoft Project que se dirigen a los gerentes de proyectos tradicionales, Trello puede ser utilizado en toda la organización por cualquier persona que necesite administrar proyectos pero no necesite o quiera una herramienta de administración de proyectos compleja y especializada”, dijo Raúl Castañón, mayor. analista de 451 Research, una división de S&P Global Market Intelligence.

Atlassian buscó hacer que Trello fuera aún más poderoso con la introducción de automatizaciones de flujo de trabajo después de adquirir Butler e integrar su funcionalidad en la aplicación. Esto permite a los usuarios definir reglas simples para automatizar tareas repetitivas, como mover una tarjeta a la lista "completada" cuando una lista de verificación está completa, por ejemplo.
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Las tarjetas de Trello brindan información del proyecto de una manera fácil de digerir para simplificar la administración de tareas.

Precios de Trello

Trello, que revisó su estructura de precios el 24 de agosto, ahora ofrece cuatro niveles: Gratis, Estándar, Premium y Enterprise.

El nivel gratuito requiere que los usuarios se registren y brinda acceso a integraciones de encendido ilimitadas, almacenamiento ilimitado (hasta 10 MB por archivo), 250 automatizaciones de mayordomo y otras funciones. Pero la cantidad de tableros accesibles se limita a 10.

El nivel Estándar recientemente introducido agrega listas de verificación avanzadas y campos personalizados, automatizaciones Butler adicionales y almacenamiento de archivos de mayor tamaño (hasta 250 MB por archivo. Cuesta € 5 por usuario cada mes, cuando se paga anualmente.

La opción Premium, € 10 por mes, presenta automatizaciones ilimitadas de Butler, un panel adicional, vistas de línea de tiempo y calendario, así como herramientas de administración y seguridad.

El plan Leading Enterprise incluye medidas de seguridad adicionales diseñadas para implementaciones en grandes empresas. Estas métricas incluyen permisos para toda la organización, integración de administración de dispositivos móviles y otras características centradas en el administrador. La versión Enterprise ofrece una variedad de planes de precios, según el número de usuarios. Comienza en € 17.50 por usuario por mes.

Cómo se compara Trello con las alternativas

La demanda de herramientas de gestión del trabajo estaba en aumento incluso antes de la pandemia de Covid-19. La creciente popularidad del trabajo remoto y los lugares de trabajo híbridos solo ha aumentado la necesidad de herramientas para coordinar tareas entre equipos dispares.

De hecho, Gartner espera que el gasto en plataformas sociales y de colaboración aumente un 17% este año a € 4.5 mil millones, siendo el gasto en plataformas de gestión del trabajo el principal impulsor.

Es un campo competitivo. Junto con Trello, han surgido varios proveedores de software de gestión del trabajo para aprovechar la demanda empresarial. Entre estos se encuentran Asana y Monday, los cuales han completado OPI en los últimos 12 meses, con valoraciones de € 4 mil millones y € 7,5 mil millones, respectivamente. En los últimos meses, se han adquirido otros competidores en el campo, incluidos Workfront (comprado por Adobe por € 1,5 mil millones) y Wrike (comprado por Citrix por € 2,25 mil millones).

Microsoft también tiene una herramienta de administración de tareas, Planner, que forma parte de su suite Microsoft 365.

Muchas de estas herramientas se basan en el mismo enfoque de lista de tareas al estilo Kanban popularizado por Trello; ofrecen tablas, listas y diseños de tarjetas similares, así como otras "vistas". La mayoría también incluye automatizaciones y funciones colaborativas.

Otros competidores tienen una visión de la gestión de proyectos más centrada en las hojas de cálculo; Estos incluyen aplicaciones independientes bien financiadas como Smartsheet y Airtable, así como productos como Microsoft Lists y Google Tables.

Trello ha mantenido durante mucho tiempo una participación de mercado significativa, principalmente debido a su facilidad de uso. Había al menos 50 millones de usuarios registrados en 2018, según las estadísticas más recientes disponibles públicamente, aunque Atlassian dijo que la cifra ahora es significativamente más alta. También se ha beneficiado de la integración en la cartera de aplicaciones de Atlassian, como Jira.

“Combina facilidad de uso y flexibilidad con potentes capacidades, lo que la convierte en una herramienta eficaz en una amplia gama de casos de uso”, dijo Castañón.

Además, el impulso ganado durante el bloqueo de COVID-19 muestra que Trello es un "ajuste natural" para apoyar la colaboración en equipo en una fuerza de trabajo distribuida, dijo.

“En general, Trello se destaca de otras herramientas similares; sin embargo, se enfrenta a una competencia cada vez mayor de categorías adyacentes. Quizás ese sea su principal desafío en el futuro ”, dijo.

Cómo planea evolucionar Trello

Trello anunció un rediseño de su aplicación a principios de este año, para coincidir con el décimo aniversario de su lanzamiento.

Entre otros cambios, Trello obtuvo varias vistas de tablero nuevas: tablero, línea de tiempo, tablero y calendario. Estos ofrecen diferentes perspectivas que permiten a los usuarios ver e interactuar con la información contenida en las tablas.
Trello
La vista Tablero de Trello visualiza métricas clave como fechas de vencimiento, tarjetas asignadas y tarjetas por lista.

En el futuro, Trello ha declarado que los usuarios podrán mover tarjetas a diferentes tableros en cada una de las diferentes vistas, tal como es posible con la vista de tablero actualmente. Los desarrolladores externos también podrán crear sus propias aplicaciones y servicios para conectarse a diferentes vistas de la placa en el futuro.

Trello ahora ofrece tres nuevos tipos de tarjetas: tarjetas de enlace, tarjetas de pizarra y tarjetas de espejo. Las tarjetas de enlace, por ejemplo, pueden conectarse a aplicaciones como Dropbox o Google Drive pegando una URL en el título de la tarjeta y pueden obtener una vista previa del contenido.

“Trello se adelantó en varios puntos”, dijo Castañón.

Dicho esto, la aplicación ahora enfrenta más competencia que en el pasado, especialmente porque algunos elementos de las aplicaciones de gestión del trabajo están integrados con las herramientas de productividad existentes. Por ejemplo, Fluid Components es parte de Microsoft 365 y Smart Canvas está integrado con Google Workspace. Estas integraciones hacen que las funciones de administración de tareas ligeras estén disponibles en una variedad de tipos de documentos.

“Las actualizaciones de Microsoft y Google también reflejan que Trello enfrenta un espacio extremadamente competitivo, con la hoja de ruta para las herramientas de productividad incorporando cada vez más capacidades de gestión del trabajo”, dijo Castañón.